SUKCES PO POZNAŃSKU 3/2020

sukces PO POZNAŃSKU | MARZEC 2020 Dobrze, mamy już pomysł i miejsce, co dalej? Przede wszystkim termin. Wielu naszych klientów rezer- wuje sale czy obiekty z kilkuletnim wyprzedzeniem. Zwłaszcza w grudniu, kiedy praktycznie większość firm z Poznania szuka miejsca na spotkanie wigilijne, bardzo trudno o znalezienie odpowiedniej lokalizacji. Kolejna kwestia to scenariusz. Aby event był wyjątkowy, musimy zapewnić uczestnikom niecodzienne przeżycia, pragniemy ich zaskoczyć. Z roku na rok oczekiwania pracowników rosną i coraz trudniej jest o novum, dlatego nie wystarczy zaproponować pracownikom tylko cateringu i dobrej muzyki. Musimy zadbać o tzw. efekt wow, bądź za pośrednictwem zaproszonej gwiazdy lub nowinek technologicznych, które uży- jemy przy produkcji eventu. Tylko jak to zrobić? Z reguły za organizację eventów odpowiadają działy HR lub osoby, które prócz organizacji spotkania, mają swoje codzienne obowiązki do realizacji. Z pomocą przychodzą takie firmy jak Grupa MTP czy agencje eventowe. Wspólnie z klientem w pierwszej ko- lejności określamy potrzeby, cele oraz budżet. W ślad za tym przedstawiamy 3 propozycje koncepcji wydarzenia i aranżacji przestrzeni wraz z wizualizacjami i rysun- kami gotowych rozwiązań. Ważna jest dbałość o detale i spójność. Cały event powinien być zbudowany wokół motywu przewodniego. Od pierwszego momentu, kiedy komunikujemy pracownikom informacje o wydarzeniu, aż po podsumowanie, powinniśmy pokazać, że event jest przemyślany i firma włożyła dużo wysiłku w jego przygotowanie. Warto budować napięcie wśród pracow- ników, intrygować. Chcemy, aby o naszych spotkaniu mówili, czekali na nie, dlatego dobrze jest zaangażować pracowników, zachęcając ich do interakcji jeszcze przed eventem. Kolejnym etapem jest przygotowanie scena- riusza i zapewnienie atrakcji. Ważne, aby powierzyć wydarzenie sprawdzonemu partnerowi, najlepiej jednej firmie, która skoordynuje wszystkie działania. Jako Grupa MTP odpowiedzialni jesteśmy za realizację wy- darzenia od początku do końca. Poczynając od kreacji, łącznie z wymyśleniem logo czy motywu przewodniego, poprzez wysyłkę zaproszeń, zapewnienie podwyko- nawców, realizację usług takich jak catering, aranżacja świetlna, zapewnienie artystów, czy transportu. W szcze- gólności dbamy o bezpieczeństwo spotkania, zapew- niając dyżur służb medycznych i na bieżąco reagując na zmieniające się potrzeby. Bycie na evencie to jak opera- cja na otwartym sercu – wszystko może się zdarzyć, stąd tak ważnym jest, aby cały czas być w gotowości i polegać na sprawdzonym partnerze, który w razie potrzeby nas wesprze i zareaguje. Zdarzyło nam się kiedyś odbierać prezesa firmy, który nie miał możliwości dotarcia z Ber- lina do Poznania, czy też zastąpić pracownika, który ze względu na złe samopoczucie, nie mógł poprowadzić gali. Nic nas nie zdziwi i nie ma sytuacji, z którą sobie nie poradzimy. z